Às 8h, alguém da sua equipe abre o WhatsApp e responde pela décima vez a mesma pergunta sobre prazo de entrega. Depois copia os pedidos da planilha para o sistema. À tarde, separa os e-mails do dia e monta o relatório que vai para o gerente.
Nenhuma dessas tarefas aparece no organograma. Somadas, elas consomem horas todo mês.
Quanto tempo isso custa
Faça a conta com um exemplo. Se uma pessoa gasta 2 horas por dia com tarefa repetida, são cerca de 44 horas por mês, em 22 dias úteis. Com três pessoas na mesma rotina, passa de 130 horas.
As 4 tarefas que a IA já assume
1. Responder a mesma pergunta no WhatsApp
Prazo, status de pedido, segunda via, orçamento. A IA lê a mensagem, busca a informação no sistema e responde ao cliente. Quando o caso foge do padrão, a conversa passa para uma pessoa da equipe.
2. Copiar dados da planilha para o sistema
A IA lê a planilha, confere os campos e lança as informações no sistema de gestão que a empresa já usa. O erro de digitação some junto com o retrabalho.
3. Separar e-mail na mão
Caixas compartilhadas recebem centenas de mensagens por dia. A IA identifica o assunto, separa por tipo, confere se os documentos anexados estão completos e encaminha para o setor certo.
4. Mandar relatório um por um
A IA monta o relatório com os dados do sistema e envia para cada destinatário no horário combinado.
Como a IA trabalha dentro do processo
Nos projetos da Tec+, a IA entende a mensagem, consulta o sistema da empresa e resolve com as regras que a própria empresa definiu.
O que é decisão continua com as pessoas. Desconto, exceção e qualquer caso fora da regra passam pela aprovação de alguém do seu time.
A IA roda na plataforma ou no sistema que a empresa já usa. Ninguém precisa trocar de sistema para começar.
Dois resultados reais
Numa corretora de seguros, o time separava cerca de 500 e-mails por dia na mão. Com a IA separando as mensagens, conferindo documentos e enviando relatórios, a conta dá cerca de 135 horas por mês de volta para a equipe.
Num distribuidor com mais de 850 clientes, a IA passou a responder os orçamentos no WhatsApp. O projeto se pagou em cerca de três meses.
Como saber se uma tarefa pode ser automatizada
Ela tem boa chance quando se repete toda semana, segue uma regra clara e tem volume. Se alguém da equipe consegue explicar o passo a passo em poucos minutos, a IA provavelmente consegue executar.
Tarefas que dependem de negociação ou de avaliação caso a caso continuam com as pessoas. Nesses casos, a IA prepara as informações e a decisão fica com quem conhece o cliente.
Black November na Tec+
Até 30 de novembro, a implantação de projetos de IA da Tec+ sai com 30% de desconto. O projeto é desenvolvido junto com a sua equipe, a partir do processo que mais toma tempo hoje.
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